White-Label oder Freelancer einstellen? Was sich für Agenturen rechnet

Die Auftragslage ist gut, das Team ist voll. Jetzt steht die Frage im Raum, die jede wachsende Agentur irgendwann klären muss: eine Stelle schaffen, einen Freelancer dazuholen oder die Umsetzung an einen Partner abgeben, der unter Ihrer Marke liefert?

Alle drei Wege funktionieren. Welcher sich rechnet, hängt weniger vom Stundensatz ab als von einer Größe, die viele nicht sauber beziffern: wie gleichmäßig Ihre Auslastung übers Jahr verteilt ist.

Ich arbeite selbst als White-Label-Partner für Agenturen und bin damit nicht neutral. Wie das bei mir abläuft und zu welchen Konditionen, steht auf der Seite White-Label-Webdesign für Agenturen. Dieser Artikel ist der Vergleich davor: was jedes Modell kostet und wann es passt.

Die drei Modelle im Überblick

• Festanstellung: Gehalt jeden Monat, auch ohne Auftrag. Sie planen jeden Arbeitstag, die Arbeit trägt Ihre Marke. Größtes Risiko: Leerlauf in schwachen Monaten.
• Freelancer: Stunden- oder Tagessatz, ohne Auftrag keine Kosten. Er hat weitere Kunden und tritt oft mit eigenem Namen und Portfolio auf. Größtes Risiko: Verfügbarkeit und Scheinselbstständigkeit.
• White-Label-Partner: Festpreis pro Projekt oder Retainer, ohne Auftrag keine Kosten außer dem vereinbarten Retainer-Volumen. Sie steuern das Ergebnis, nicht den Arbeitstag, und die Marke ist vertraglich Ihre. Größtes Risiko: Abhängigkeit von einem Partner.

Festanstellung: was die Stelle wirklich kostet

Das Bruttogehalt ist nur der sichtbare Teil. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaub und Krankheitstage, in denen nicht produziert wird, Hardware, Software-Lizenzen, Weiterbildung und die Zeit, die Sie selbst in Einarbeitung und Führung stecken.

Der entscheidende Punkt ist aber ein anderer: Diese Kosten laufen auch in Monaten, in denen keine Aufträge da sind. Eine Stelle rechnet sich, wenn sie das ganze Jahr ausgelastet ist. Bei schwankender Auslastung zahlen Sie den Leerlauf mit.

Dafür bekommen Sie etwas, das kein externes Modell ersetzt: Wissen, das im Haus bleibt, und jemanden, der Ihre Kunden über Jahre kennt.

Freelancer: flexibel, mit zwei Haken

Ein Freelancer kostet nur, wenn er arbeitet. Das macht ihn attraktiv für Spitzen. Zwei Dinge werden dabei oft unterschätzt.

Verfügbarkeit. Ein guter Freelancer hat weitere Kunden. Wenn Ihr Projekt kurzfristig kommt, ist er vielleicht gerade ausgebucht. Planbar ist das nur mit fester Vereinbarung.

Scheinselbstständigkeit. Arbeitet ein Freelancer über lange Zeit fast nur für Sie, nach Ihren Vorgaben zu Arbeitszeit und Ablauf und eingebunden wie ein Teammitglied, kann die Rentenversicherung das als verdeckte Anstellung werten. Dann drohen Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge, und zwar bei Ihnen als Auftraggeber. Wer unsicher ist, kann den Status über das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung klären lassen.

Dazu kommt die Markenfrage: Viele Freelancer zeigen ihre Arbeit im eigenen Portfolio und treten mit eigenem Namen auf. Ob das bei Ihren Kunden in Ordnung ist, sollten Sie vorher schriftlich regeln.

White-Label-Partner: Sie kaufen ein Ergebnis

Beim White-Label-Modell beauftragen Sie kein Stundenkontingent, sondern ein Ergebnis unter Ihrer Marke. Ihr Kunde sieht Ihre Agentur, der Partner bleibt unsichtbar. Abgerechnet wird pro Projekt zum Festpreis oder als monatlicher Retainer, wenn Sie regelmäßig Kapazität brauchen.

Damit das trägt, müssen vier Dinge vor dem ersten Projekt stehen:

• NDA, bevor Unterlagen Ihres Kunden das Haus verlassen
• Stack und Übergabe, damit Ihr Team die Website später selbst pflegen kann
• Keine Branding-Spuren: kein Hinweis im Footer, nichts in den Metadaten, keine fremde Report-Vorlage
• SLA: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und wer bei Problemen der Ansprechpartner ist

Der Preis dafür: Sie geben den Arbeitsalltag aus der Hand und steuern über Briefing und Abnahme. Und Sie machen sich von einem Partner abhängig. Das spricht dafür, klein anzufangen und die Zusammenarbeit an einem Projekt zu testen.

So rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen

Pauschale Zahlen helfen hier wenig, weil Gehälter, Tagessätze und Projektgrößen zu stark schwanken. Mit drei Schritten bekommen Sie eine belastbare Antwort:

1. Vollkosten einer Stelle pro Jahr. Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Lizenzen und Ihre eigene Zeit für Einarbeitung und Führung.
2. Realistische Projekte pro Jahr. Wie viele Websites schafft diese Person, nach Abzug von Urlaub, Krankheit, internen Aufgaben und Leerlauf zwischen Aufträgen? Teilen Sie die Vollkosten durch diese Zahl. Das ist Ihr interner Preis pro Projekt.
3. Vergleich mit dem externen Preis. Legen Sie Festpreise von Partnern und die Kosten eines Freelancers für dasselbe Projekt daneben. Rechnen Sie beim Freelancer Ihre Zeit für Abstimmung und Nacharbeit mit ein.

Liegt Ihr interner Preis pro Projekt unter dem externen und ist die Auslastung übers Jahr stabil, ist die Stelle die bessere Wahl. Schwankt die Auslastung oder kommen Projekte in Wellen, rechnet sich meist das externe Modell, weil Sie für Leerlauf nichts zahlen.

Die Mischform: eigenes Team plus Partner

In der Praxis ist es selten ein Entweder-oder. Die Grundlast trägt das eigene Team, Spitzen und Spezialthemen gehen nach außen. Ein Retainer mit einem Partner deckt dabei die planbare Mehrarbeit, einzelne Projekte zum Festpreis die Ausreißer.

Wichtig ist nur, dass der externe Teil für Ihre Kunden nicht als solcher erkennbar ist. Das entscheidet sich nicht am Design, sondern an NDA, Übergabe und den kleinen Stellen, an denen Branding durchsickert.

Wie ich es handhabe

Ich arbeite als White-Label-Partner für Agenturen: NDA nach deutschem und EU-Recht vor dem ersten Briefing, Antwort werktags innerhalb von 24 Stunden, Mockups und Reports in Ihrem Branding, Kommunikation direkt mit Ihrem Projekt-Lead. Bis zu vier Projekte parallel, abgerechnet als Festpreis pro Projekt oder als Retainer, Mengenrabatt ab dem 3. Projekt 10 %.

Den Ablauf in fünf Schritten, die Konditionen im Überblick und die häufigsten Fragen finden Sie auf der Seite White-Label-Webdesign für Agenturen: Ablauf und Konditionen. Wenn Sie danach wissen wollen, ob es für Ihre Agentur passt, schreiben Sie mir kurz, was Sie brauchen.